Recruitment System Updates

יום שני 15 אוקטובר 2012

שיפור תצוגה במסך “תיק מועמד”

  • תצוגה מורחבת של לשונית “פעולות” כולל תוספת מידע אודות תהליך הגיוס, ללא צורך בהרחבת חלונית הפעולות
  • אינדיקציה לקיום הערות על נתוני מועמד
  • הוספת הערה אודות מקור ההגעה של המועמד, בטקסט חופשי.

שיפור תצוגה ותהליכי עבודה בניהול דרישות

  • אינדיקציה לקיום הערות על נתוני דרישה
  • שיפור יכולת האינדוקס – זיהוי קוד דרישה מבוקשת
  • סגירת דרישה באופן אוטומטי. עם שינוי סטטוס הדרישה ל”סגור”, המערכת תעדכן אוטומטית תאריך סיום תוקף ותאריך אחרון להגשה, עפ”י תאריך הסגירה.

 

 

שיפור תהליך שכפול מדרישה קיימת

  • עדכון אוטומטי של תאריכים
  • ניתן לשכפל גם את רשימת המועמדים.

ייעול תהליך הגיוס

  • יכולת לבצע עדכון גורף של נתוני הפעולה האחרונה מתוך תהליך הגיוס, עבור מספר מועמדים המשויכים לדרישה מסוימת, בו זמנית
  • יכולת להוסיף פעולה לביצוע בעת עצירת תהליך גיוס מול מועמד, בהתאם לשלבים השונים בתהליך הגיוס
  • התראה על פעולה חדשה לביצוע – יכולת משלוח מייל ל”אחראי הפעולה” אודות פעולות חדשות הממתינות לטיפולו
  • פעולות – משלוח מייל אוטומטי למקור הגעה ראשי אודות סטטוס המועמד: אפשרות לשלוח מייל למקור הגעה ראשי כאשר המועמד מטעמו מתקדם / נעצר בתהליך
  • יכולת להגדיר שמיילים יישלחו אוטומטית בעקבות פעולה.

יום ראשון 01 יולי 2012

פורטל Web למנהל המגייס/מראיין

הפורטל משתלב בתהליך הגיוס ומאפשר תקשורת ישירה בין מחלקת משאבי אנוש למנהל המגייס/מראיין, כחלק מרצף של תהליך הגיוס המתאים למשרה.
בפורטל מוצג to do list של המנהל עפ”י סדר קדימויות.
הפורטל מאפשר:
  • צפייה בקו”ח של המועמד ובתאריכי הראיונות
  • משלוח דוא”ל למעורבים (מועמד, מנהל הגיוס ומנהל הדרישה)
  • הזנת סיכומי ראיון וצירוף מסמכים
  • ניתן לציין האם המועמד יעבור לשלב הבא בתהליך
  • ניתן לקבוע ציון שישוקלל בחישוב הסופי של מידת התאמת המועמד למשרה.

עם שמירת המידע יישלח הסיכום באופן אוטומטי לתיק המועמד, הפעולה תסתיים ותהליך הגיוס ימשיך אוטומטית כפי שהוגדר ב- workflow.


הממשק האינטרנטי של המראיין הוא כלי עבודה מרוכז, ידידותי למשתמש, אינטואיטיבי ואינו מצריך התקנה.

 

 

מיזוג כפילויות של קורות חיים

מנגנון אופציונאלי המאפשר להגדיר באילו מקרים תבצע המערכת מיזוג אוטומטי של קורות חיים כפולים ובאילו מקרים הבחירה האם לבצע מיזוג או מחיקה של קורות חיים תבוצע באופן ידני.

ניהול יומן שינויים

יומן השינויים מאפשר זיהוי שינויים שבוצעו בתאריכים מסוימים, על ישויות שונות, על ידי משתמשים נבחרים ובכך מאפשר בקרה.

SSO – Single Sign On

יכולת SSO למשתמשי Windows Active Directory מאפשרת כניסה למערכת הגיוס עפ”י זיהוי מספר “מערכות מידע”, ללא צורך בהזנת שם משתמש וסיסמה.

התחל / דחה תהליך עבור מועמד

מתוך רשימת המועמדים המוצגת עבור משרה, ניתן לבחור אילו מועמדים מופנים לתהליך גיוס ואילו מועמדים נדחים אוטומטית על סמך קורות חיים (ללא צורך בפעולות נוספות).
מועמד שנמצא בלתי מתאים למשרה ו/או הופנה לתהליך הגיוס, לא יופיע בתוצאות החיפוש למשרה זו בפעם הבאה.

הגדרת מנהל דרישה

ניתן להגדיר מבין אנשי הקשר לדרישה מיהו מנהל דרישה (מנהל מגייס) והוא הכתובת הראשית למשלוח מיילים.

יום ראשון 01 ינואר 2012

מודל תוכנה באירוח

תמיכה מלאה בסביבת עבודה במודל תוכנה באירוח (Hosting) בזמני תגובה מהירים, כולל אפשרות לביצוע שדרוגים ועדכוני גרסה בלחיצת עכבר.

אינטגרציה בין מערכת הגיוס למבנה ארגוני

אינטגרציה בין מערכת גיוס העובדים למערכת מבנה ארגוני המאפשרת ניהול תהליכי עבודה אוטומטיים בארגון בעת פתיחת משרה (ניתן לבצע מהמבנה הארגוני או ממערכת הגיוס, בהתאם למדיניות הארגון) וקליטת עובד לארגון.

שיפורים בממשק המשתמש

  • אפשרויות חיפוש משופרות ממסך סינון מועמדים המותאמות לדרישות המשרה השונות
  • ניהול אחוזי משרה נדרשים בהתאם לצרכי הלקוח
  • תיקון טעויות אינדוקס באמצעות כפתור “החלף” המאפשר החלפה של שם פרטי לשם משפחה ללא צורך בהדפסה מחודשת
  • תמיכה משופרת במגייסים בחברות גלובליות הנדרשים לממשקים מרובי שפות, כולל הצגה באמצעות Tooltip של הערכים הכתובים בשפות הזרות
  • אפשרות מחיקת מועמדים או קבוצת מועמדים ממערכת גיוס עפ”י תבנית מוגדרת כגון סוג המועמד (פונה/מועמד), תאריך יצירת מועמד ועוד, לניהול יעיל של מאגר המועמדים
  • פתיחת דרישה ממסך לקוחות (פנימיים בעת גיוס לארגון, או חיצוניים בחברות השמה)
  • מניעת כפילויות במסך לקוחות, הנובעת מטעויות בכתיבה או בהגהה.

שיפורים בתהליכי עבודה במערכת

  • מסכי עזרה לכל פעולה ומסך במערכת
  • אפשרות לצירוף באופן אוטומטי של מספר מסמכים למשלוח במייל, בהתאם לפעולות שהוגדרו במסגרת תהליך העבודה
  • בקבלת קורות חיים במייל דרך חברת השמה, קורות החיים מאונדקסים בנפרד מההערות שצירפה חברת ההשמה, גם במקרה שהערות אלה הינן חלק מגוף המייל (לא באנגלית)
  • בדיקת חוקיות של מספרי תעודת זהות המוקלדים למערכת (לא באנגלית).

תשתיות

תמיכה בעבודה עם שרתי  MS Exchange מגרסה 2003 והלאה.

יום שלישי 09 אוגוסט 2011

עבודה מול רשתות חברתיות – LinkedIn

תמיכה מלאה בעבודה ברשת LinkedIn כמקור נוסף לגיוס:

  • פרסום משרה ברשת החברתית, כחלק מאפשרויות הפרסום בכלל מקורות הגיוס
  • איתור מועמדים רלוונטיים לדרישה ברשת החברתית
  • קליטה  ואינדוקס של פרטי המועמד מהרשת החברתית למערכת הגיוס, מדידת התאמת המועמד לדרישות התפקיד, והשוואה מול מועמדים שהגיעו ממקורות גיוס אחרים
  • מעקב אחר מועמדים המגיעים מהרשת החברתית עבור כל דרישה
  • גישה ישירה מתיק המועמד לדף ה- LinkedIn שלו
  • יכולת לנתח ולהעריך את אפקטיביות השימוש ברשת כמקור גיוס למשרות שונות.

 

שיפורים במנוע התאמה (matching engine)

שיפורים במנוע ההתאמה האוטומטי בין דרישות המשרה לכישורי המאפשרים למגייס זיהוי מהיר של המועמד המתאים ביותר למשרה.

  • עבור כל תפקיד מגדירים את מדדי ההתאמה הנדרשים באופן חד פעמי, לרבות התייחסות לשנות ניסיון, קריטריוני חובה, כישורים ממשרה אחרונה ועוד. לכל קריטריון ניתן להגדיר את מידת החשיבות לטובת הצגת ציון משוקלל.
    ניתן גם להגדיר תפקידים בעלי הקבלה בין האחד לשני באשר לכישורים, ניסיון מקצועי וכד’. בכל פעם שתפתח דרישה לתפקיד מקביל מסוים, “תירש” המערכת את ההגדרות מהתפקיד המקורי ותציג באופן מידי את המועמדים הרלוונטיים. זאת ללא צורך בשינוי והגדרת המדדים מספר פעמים, לכל תפקיד בנפרד.
  • יכולת לזהות התאמה לדרישה בשפות שונות. לדוגמה, אם על פי ההגדרה נדרש ניסיון מקצועי בבקרת איכות, המערכת תזהה התאמה גם אם בקורות החיים נרשם ניסיון מקצועי ב- QA.

 

שיפורים בממשק המשתמש

  • במסך מועמד – תצוגת המייל הנלווה לקו”ח של המועמד לצד קורות החיים שלו.
  • מסך “המשימות שלי” נגיש מהמסך הראשי ומאפשר הצגת כלל המשימות באחריות המשתמש במסגרת תהליך הגיוס, על פי הסטאטוס: משימות שהסתיימו, משימות שזמן הביצוע שלהן עבר ומשימות בתהליך. בדרך זו ניתן לוודא שלא נוצרים בהליך הגיוס צווארי בקבוק שאינם מטופלים.
  • תכתובות אי מייל כקבציי HTML הניתנים לעריכה ומשלוח קל ומהיר לכל אנשי הקשר במערכת: מועמדים, מנהלים שותפים בארגון, חברות השמה ועוד
  • ניווט מהיר בין מועמדים שונים שנמצאו מתאימים למשרה, כולל גישה בלחיצת עכבר לתקציר פרטי המועמד
  • התראת מערכת על רשומות כפולות בכרטיס מועמד, כולל הצגת רשומת המקור והרשומה החדשה, לצורך תיקון ועדכון מהיר.

 

שיפורים במסך פעולות הגיוס

  • ביצוע מהיר ותיעוד של כלל הפעולות, כולל רישום סיכומי ראיון והקצאת משימות לשותפים בהליך הגיוס ישירות מתוך מערכת הגיוס
  • תצוגה במסך מרוכז אחד ללא צורך במעבר בין מספר טאבים
  • תהליכי עבודה (workflows) מוסדרים עפ”י דרישות תפקיד המאפשרים התקדמות לשלב הבא באופן אוטומטי על פי סטאטוס המועמד (עבר שלב או נכשל) כולל משלוח אוטומטי של מענה באי מייל למועמד ולחברת השמה, כמו גם הודעה שהמשלוח אכן בוצע
  • נוסף שדה של סיבת דחייה/העברה לשלב הבא, על פי רשימת סיבות שמח’ הגיוס מגדירה בהתאם לצרכי הארגון.

 

דוחות מובנים

דוחות מערכת מובנים חדשים שנוספו למערכת
  • דוח “משפך” לאיתור צווארי בקבוק בתהליך הגיוס
  • התפלגות פעולות מעקב עפ”י תפקיד

 

יום ראשון 01 מאי 2011

תהליך קליטת קורות חיים

  • הוספת יכולות מפתוח אוטומטי על פי ניסיון מקצועי, השכלה ואזור מגורים
  • הנתונים המאונדקסים מועברים אוטומטית לשדה הרלוונטי בתיק המועמד ללא התערבות יד אדם
  • אינדוקס אוטומטי עבור שפות: עברית, אנגלית, גרמנית, צרפתית
  • אינדוקס קבצי קו”ח במבנה לא סטנדרט כגון: טבלאות / תמונות / ללא כותרות /PDF  (במקור WORD ).

התאמת מועמדים לדרישות

  • הגדרה חד פעמית של העיסוק והכישורים הנדרשים לתפקיד. על סמך הגדרה זאת המערכת מאתרת מועמדים רלוונטיים למשרה
  • הצגת מועמדים פונים למשרה בציון מידת התאמה
  • מנגנון “חיפוש מתקדם” התומך בנתוני חיפוש נוספים על מנת למקד את תוצאות החיפוש ולהגדיל את סיכוי ההתאמה בין מועמד לדרישה.

ניהול תהליך הגיוס

  • הגדרת שלבי הגיוס השונים הנדרשים עבור כל תפקיד. עם פתיחת דרישה חדשה והגדרת התפקיד הנדרש משויכים לדרישה באופן אוטומטי כל פעולות הגיוס הנדרשות
  • סיום פעולה בתהליך הגיוס מעביר אוטומטית לפעולת הגיוס הבאה לפי כללי התהליך שהוגדרו לדרישה
  • מעקב אחר השלבים השונים בתהליך כולל סטאטוס טיפול במועמד
  • הוספת מידע אינפורמטיבי ממסך פעולות גיוס לגבי תוצאות הפעולה: עבר, נדחה, לא רלוונטי
  • תמיכה וגמישות בהגדרת שינויים נדרשים בשלבי הגיוס לדרישה מסוימת או ביחס למועמד מסוים.

ניהול הרשאות מתקדם

  • אפשרות להגדיר לכל משתמש במערכת אוכלוסיית מועמדים \ דרישות \ לקוחות המורשה לצפייה או עדכון
  • אפשרות להגדיר לכל משתמש במערכת שדות בישויות הגיוס : מועמדים \ דרישות \ לקוחות כמורשה לצפייה או עדכון או חסימה מוחלטת
  • אפשרות להגביל צפייה במסמכים מסוגים שונים
  • אפשרות לבנות קבוצות משתמשים עם חוקי הרשאות מוגדרים
  • אפשרות להגביל תפריטים או כפתורים בכל מסך
  • ניהול סיסמאות למשתמש עפ”י נוהל SOX.

שילוב מנהלים בארגון בתהליך הגיוס

  • פתיחת דרישה חדשה ע”י מורשה בלבד
  • צפייה בפרטי הדרישה בתחום אחריות המנהל
  • צפייה בתיקי המועמדים שהופנו לתהליך גיוס עבור הדרישות הרלוונטיות למנהל
  • שליחת משוב  עבור כל מועמד שהופנה למנהל (באמצעות מנגנון לניהול תהליך הגיוס של המועמד לדרישה)
  • לכל מנהל מסך אישי של “משימות שלי” המאפשר צפייה וטיפול בפעולות גיוס הממתינות לטיפולו תוך בקרה על חריגה בזמני ביצוע.

כלי ניהול בקרה וניתוח

  • הוספת סט של דוחות מובנים תוך אפשרות להגדיר פרמטרים מסוימים לחיפוש
  • בקרת מדדי ביצוע מרכזיים (KPI) כגון:
o   התפלגות מועמדים לפי דרישות ופעולות מעקב
o   התפלגות מועמדים לפי מגייסת ודרישות
o   התפלגות מועמדים לפי מקורות הגעה ודרישות
o   דוח מועמדים כפולים לפי מקור הגעה
o   זמן דרוש להשמת מועמד לפי תפקיד
o   זמן דרוש להשמת מועמד לפי מחלקה בארגון/לקוח חיצוני
o   זמני חריגה לפי פעולה ואחראי לביצוע (איתור צווארי בקבוק בארגון)
o   רשימת מועמדים לפי מקור הגעה
o   רשימת אנשי קשר
o   רשימת מטלות – לקוחות
o   פעולות מעקב על מועמדים המקושרים לאחראי

תכונות נוספות

  • הגדרת ברירת מחדל לכל שדה במערכת
  • הגדרת שדות במערכת כשדות חובה או רשות

שדות גמישים

  • הגדרת שדות גמישים (מספרי, אלפא נומרי, תאריכי, רשימה, בוליאני) בכל ישות במערכת
  • הגדרת חיפושים הכוללים את השדות הגמישים
  • הצגת השדות הגמישים בטבלת המסך (גריד)

ריבוי שפות

  • אפשרות לנהל במערכת עד 5 שפות שונות בו זמנית לכל נתון טקסטואלי
  • הגדרת שפת ברירת מחדל לכל משתמש